Heiko Beemers

Datenschutz- und Sachverständigenbüro

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5-Punkte-Plan zur besseren Büroorganisation

Dass der Datenschutz ganz praktische Auswirkungen haben kann und damit die Organisation Ihres Unternehmens verbessern kann ist möglicherweise eine wenig bekannte Auswirkung. Erfahren Sie wie Sie es schon mit 5 Punkten angehen können…

1) Räumen Sie Unterlagen bei Arbeitsende oder vor längeren Abwesenheiten vom Schreibtisch
Neben einem aufgeräumten Schreibtisch verhindern Sie den Einblick in geschäftswesentliche Unterlagen.

2) Schalten Sie Ihren Rechner vor längeren Pausen aus oder sperren Sie diesen mit einem Kennwort
Das Sperren des Rechners verhindert den Zugriff auf Ihre Daten und die des Unternehmens. Soweit Sie sich zum Ausschalten des Rechners entscheiden, senkt dies die Energiekosten Ihres Unternehmens.

3) Nutzen Sie die Behältnisse Ihres Datenvernichters oder den Papierhexler für nicht mehr benötigte oder aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Sie schaffen mit dieser Maßnahme Raum in der Ablage und stellen sicher, dass Informationen das Unternehmen auf dem richtigen Weg und in der richtigen Form verlassen.

4) Sichern Sie externe Datenträger gegen Entwendung
Datenträger wie beispielsweise CD-ROM oder USBStick können eine große Menge an Geschäftsunterlagen speichern. Die geordnete Verwahrung dieser Speichermedien spart Zeit beim Rückgriff auf diese und verhindert den unbemerkten Zugriff von Betriebsfremden.

5) Prüfen Sie die Vollständigkeit Ihrer Unterlagen am Kopierer am Ende des Kopiervorgangs
So verhindern Sie die Verteilung von Einzelseiten um den Kopierer herum – möglicherweise auch Kopien, welche von Personen eingesehen werden, die diese nichts angehen.

So kann mit fünf Punkten der Datenschutz und die Organisation Ihres Unternehmens verbessert werden. Eine Erweiterung des „5-Punkte-Plans“ kann ich Ihnen als Ihr Datenschutzbeauftragter gern vorstellen.