Heiko Beemers

Datenschutz- und Sachverständigenbüro

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TopZert GmbH
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Geburtstagsliste & Persönliche Daten

Datenschutzkonforme Glückwünsche!

Gelegentlich kommt bei meinen Kunden das Gespräch auf Geburtstagslisten, welche den Namen, den Tag, den Monat und gelegentlich das Jahr der Geburt von Beschäftigten aufführen.

Persönliche, personenbezogene Arbeitnehmerdaten

Der Grund für dies Thema sind meist schlechte Erfahrungen nach Übermittlung der Glückwünsche oder schlicht die Unsicherheit im Umgang mit diesen persönlichen Arbeitnehmerdaten. Unbesehen dessen ist der Geburtstag etwas sehr persönliches. Hier haben sicher auch Sie Ihre individuellen Gepflogenheiten - neben großen Feiern, der Erwartung entsprechend Beglückwünscht zu werden, möglicherweise auch das komplette Gegenteil von diesem. Und letzteres vielleicht auch aus religiösen Gründen. Somit kann "gut gemeint" zum Gegenteil von "gut" und ein Glückwunsch zum "Unglückswunsch" für beide Seiten werden.

Freiwilligkeit im Arbeitsverhältnis

Vor diesem Hintergrund ist die Aufnahme der Daten einer Person nur nach freiwilliger Einwilligung machbar. Aber vorsichtig mit dieser Freiwilligkeit - sie ist schon dann gefährdet, wenn die Betroffenen ein "Nein" nicht über die Lippen bekommen, weil sie neu im Unternehmen sind und schließlich sich "JA JEDER..." in diese Liste einträgt.

Der Weg zu personenbezogenen Daten

Hier wäre es doch leichter nach einiger Zeit der Unternehmenszugehörigkeit einen Hinweis auf die Geburtstagliste verbunden mit der Bitte des selbständigen Eintrags vorzunehmen. Wenn dieser Vorgang dann noch handschriftlich erfolgt, wäre auch dem immer wieder festzustellenden Missbrauch durch Verbreitung der Informationen auf Basis von Word- oder Excel-Dokumenten ein gewisser Einhalt geboten. Und bitte fragen Sie nicht unbedingt nach den Gründen, wenn sich jemand nicht einträgt.

Personalabteilung

Letztlich ist Ihnen der Aufwand zum Führen der Geburtstagsliste zu hoch? Die schlechteste Idee wäre, die Pflege der Liste an die Personalabteilung zu delegieren. Was meinen Sie? Ist dies eine Aufgabe, welche zur ordnungsgemäßen Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig ist?

Weitere Unterstützung

Ich stehe Ihnen gerne mit weiteren Informationen zur Verfügung und gebe Ihnen Tipps für den Umgang mit Arbeitnehmerdaten. Senden Sie mir eine Rückrufbitteoder rufen Sie mich an! Eine Rechtsberatung kann durch anwaltliche Unterstützung erfolgen.